Guía funcional del wizard

Todo el recorrido del wizard de UniProy explicado con ejemplos de formulario

Esta ayuda resume la propuesta completa del producto: los 11 pasos del wizard, el workflow de validación, los estados del proyecto y el modelo de aprobación con OTP y trazabilidad por versión.

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11 pasos propuestos Workflow por roles OTP y versionado
Qué explica La estructura completa del wizard desde identificación hasta revisión final y radicación.
Qué muestra Ejemplos de formulario, campos esperados y el propósito de cada bloque.
Qué propone Un workflow formal con roles, estados, OTP y trazabilidad sin firmas dibujadas.
Pasos del wizard

Los 11 pasos propuestos con ejemplo de diligenciamiento

Cada paso traduce el procedimiento y los formatos en pantallas concretas para que el usuario sepa qué información debe registrar y por qué importa.

Paso 01 de 11 Define el proyecto y su responsable base
Fase 01 · Formulación Rol · Formulador
Paso 01 · Identificación

Define el proyecto y su responsable base

Este paso crea el contexto inicial del proyecto y deja claro quién formula, desde qué dependencia y con qué fecha arranca la construcción.

Paso 01 Fase 01 · Formulación Rol · Formulador
Inicio del proyecto
Qué se valida aquí

Que el proyecto nazca identificado, con responsable claro y listo para continuar con coherencia estratégica y narrativa.

Paso 02 · Coherencia estratégica

Relaciona el proyecto con el PDI y S-PLAN

Aquí se deja trazabilidad de la alineación institucional: plan, eje, programa, proyecto estratégico y metas del PDI.

Paso 02 Fase 01 · Formulación Rol · Formulador
Ruta institucional
Paso 03 · Problema y justificación

Explica por qué el proyecto debe existir

Se documenta la problemática, se justifica la intervención y se registran antecedentes para sustentar la necesidad del proyecto.

Paso 03 Fase 01 · Formulación Rol · Formulador
Sustento técnico
Paso 04 · Alcance e impacto

Delimita dónde actúa el proyecto y a quién beneficia

Este paso describe cobertura, población y beneficios esperados para que el impacto quede medible y no se confunda con objetivos o metas.

Paso 04 Fase 01 · Formulación Rol · Formulador
Cobertura e impacto
Paso 05 · Objetivos

Define el cambio esperado y cómo se descompone

Se registra un objetivo general y un conjunto de objetivos específicos que luego sirven para relacionar metas, actividades e indicadores.

Paso 05 Fase 01 · Formulación Rol · Formulador
Resultado esperado
Paso 06 · Metas e indicadores

Convierte objetivos en resultados medibles

Las metas se derivan de los objetivos específicos y los indicadores definen cómo se medirá el éxito del proyecto.

Paso 06 Fase 01 · Formulación Rol · Formulador
Medición
Meta del proyecto Indicador Unidad Línea base Meta esperada
MP-01 · Adecuar 1 centro integrado IND-01 · Área funcional habilitada m² 0 1.200
MP-02 · Implementar 4 líneas de servicio IND-02 · Servicios puestos en marcha unidad 0 4
Paso 07 · Metodología y sostenibilidad

Explica cómo se ejecuta y cómo se mantiene

Este paso aterriza la estrategia de ejecución, la sostenibilidad futura y las actividades que harán posible cumplir las metas.

Paso 07 Fase 01 · Formulación Rol · Formulador
Ruta de ejecución
Paso 08 · Costos y presupuesto

Construye F1 con metas, actividades y costos

Este bloque organiza los costos por actividad y deja totalizado el presupuesto base del proyecto para alimentar las fuentes y cronogramas.

Paso 08 Fase 02 · Identificación y programación Rol · Formulador
F1
Objetivo específico Meta del proyecto Código UNSPSC Actividad Unidad Cantidad Valor unitario Valor total
OE-01 MP-01 72101507 ACT-02 · Adecuación física m² 1200 $ 250.000 $ 300.000.000
OE-02 MP-02 43211503 ACT-03 · Dotación tecnológica unidad 18 $ 12.500.000 $ 225.000.000
Paso 09 · Fuentes de financiación

Distribuye F2 por fuente de financiación

Se reparte cada costo de F1 entre recursos propios, cofinanciación territorial, nacional y otras fuentes, garantizando cierre exacto.

Paso 09 Fase 02 · Identificación y programación Rol · Formulador
F2
Actividad Total F1 Propios Territorial Nacional Otros
ACT-02 · Adecuación física $ 300.000.000 $ 100.000.000 $ 200.000.000 $ 0 $ 0
ACT-03 · Dotación tecnológica $ 225.000.000 $ 25.000.000 $ 0 $ 200.000.000 $ 0
Paso 10 · Cronogramas

Programa F3 y F4 por tiempo y flujo

En este punto se construye el cronograma de actividades y el cronograma de flujos para que el proyecto quede temporal y financieramente programado.

Paso 10 Fase 02 · Identificación y programación Rol · Formulador
F3 y F4
F3 · Cronograma de actividades
Actividad Inicio Cierre
ACT-02 · Adecuación física Mes 2 Mes 6
ACT-03 · Dotación tecnológica Mes 5 Mes 7
F4 · Cronograma de flujos
Fuente Mes 2 Mes 5 Mes 6 Mes 7
Propios $ 20.000.000 $ 40.000.000 $ 35.000.000 $ 30.000.000
Nacional $ 0 $ 80.000.000 $ 60.000.000 $ 60.000.000
Paso 11 · Revisión final y radicación

Cierra la versión y envía el proyecto al flujo institucional

El último paso consolida resumen, validaciones, anexos y envío a revisión. Aquí nace la versión formal que luego sigue a viabilidad, aprobación y priorización.

Paso 11 Fase 02 · Identificación y programación Rol · Formulador y administrador
Salida institucional
Lectura guiada del paso actual
Workflow de validación

El cambio grande es pasar de firmas a acciones formales

En vez de elaboró, revisó y aprobó como texto o firma dibujada, el sistema registra actores, acciones, versión y evidencia de cada decisión.

Responsable de formulación

Construye el proyecto, guarda borradores y envía la versión a revisión.

Revisor técnico o funcional

Evalúa consistencia, deja observaciones y emite visto bueno técnico.

Aprobador de dependencia

Valida que la dependencia respalde el proyecto y lo remita formalmente.

Planeación

Valida requisitos, registra el proyecto y gestiona la siguiente etapa institucional.

Ordenador del gasto

Prioriza, no prioriza o asigna la oficina responsable del proceso posterior.

Guardar borrador Enviar a revisión Solicitar ajustes Emitir visto bueno Aprobar para radicación Radicar Registrar BPU Priorizar Archivar
Estados recomendados

Una cadena clara para saber dónde va cada proyecto

Estos estados permiten seguimiento, bloqueo de edición, devoluciones y trazabilidad sin un modelo costoso ni sobrediseñado.

borradorCreación inicial y captura parcial.
en_formulacionTrabajo activo del formulador.
pendiente_revisionEsperando revisión técnica o funcional.
observadoLa revisión dejó comentarios o ajustes.
ajustes_en_cursoEl formulador está corrigiendo.
visto_bueno_revisionEl revisor emitió conformidad.
pendiente_aprobacionEsperando decisión del aprobador.
aprobado_para_radicacionListo para seguir a radicación.
radicadoEl proyecto fue remitido formalmente.
en_validacion_planeacionPlaneación revisa y valida requisitos.
devuelto_por_planeacionPlaneación pide ajustes y reactiva edición.
registrado_bpuProyecto registrado institucionalmente.
pendiente_priorizacionEsperando decisión del ordenador del gasto.
priorizadoProyecto priorizado para continuar.
no_priorizadoProyecto no priorizado.
cerradoFin de ciclo del proyecto en el sistema.
Aprobación y OTP

La aprobación debe quedar ligada a identidad, rol, versión y evidencia

La clave no es solo el OTP. La clave es que la aprobación quede amarrada a quién aprobó, qué versión aprobó y con qué mecanismo de validación.

Nivel 1 · Sesión normal

El usuario entra con su cuenta institucional y el sistema reconoce su rol.

Nivel 2 · OTP sensible

El aprobador confirma la acción con OTP al celular institucional registrado.

Nivel 3 · Futuro

Se puede evolucionar a push o TOTP sin romper la lógica del workflow.

Usuario Quién aprobó y con qué rol.
Versión La versión exacta del proyecto aprobada.
Fecha y hora Momento exacto de la validación.
IP o dispositivo Evidencia básica del contexto técnico.
Método OTP, push, TOTP u otro factor válido.
Resultado Aprobado, rechazado o intento fallido.

Ejemplo de registro: Aprobado por: María Pérez · Rol: Directora de Planeación · Método: Confirmación OTP · Versión: v1.3 · Fecha: 2026-03-18 14:32 UTC.

Producto esperado

UniProy debe comportarse como un expediente digital del proyecto

Lo importante no es “firmar al final”, sino dejar un proyecto versionado, trazable y gobernado por etapas.

Formulario versionado

Cada envío relevante crea una versión identificable.

Validaciones por etapa

No todo se exige al mismo tiempo; cada paso valida lo suyo.

Comentarios y observaciones

Las devoluciones deben quedar contextualizadas y visibles.

Aprobaciones por rol

La acción depende del rol correcto, no de un texto libre.

Trazabilidad total

El sistema registra cambios, acciones y responsables.

Bloqueo de edición

Si una versión fue enviada o aprobada, solo se edita al devolverla.